상황
청구서는 보냈는데, 그다음을 챙길 사람이 없었다
인보이스는 보냈다. 문제는 입금일이 지난 뒤다. 누가 언제까지 내야 하는지는 스프레드시트 어딘가에 있고, 지났는지 확인하는 건 늘 뒷전이다.
그러다 두세 달 밀린 걸 뒤늦게 알고 어색하게 독촉한다. 진작 정중히 한 번 알렸다면 받았을 돈이 현금흐름을 막는다.
인보이스는 보냈다. 문제는 입금일이 지난 뒤다. 누가 언제까지 내야 하는지는 스프레드시트 어딘가에 있고, 지났는지 확인하는 건 늘 뒷전이다.
그러다 두세 달 밀린 걸 뒤늦게 알고 어색하게 독촉한다. 진작 정중히 한 번 알렸다면 받았을 돈이 현금흐름을 막는다.
놓친 독촉 하나가 실제로 얼마를 묶어 두는지, 숫자로 보면 이렇다.
"연체되면 시스템이 알아서 독촉장 계속 보내면 되지 않나?" 이 유혹부터 검토했다.
돈 이야기는 관계를 흔든다. 이미 입금했는데 반영이 안 된 고객, 사정이 있는 거래처에 기계가 독촉장을 보내면 신뢰가 깨진다. 상태를 정확히 대조하고, 보낼지와 톤은 사람이 정해야 한다.
"입금 상태를 대조해 연체 단계를 판정하고 정중한 독촉 초안을 다는" 90%를 자동화한다. 입금 완료·분쟁 건은 제외하고, "실제로 보낼지와 톤" 10%만 사람이 쥔다.
네 단계를 따라가 보세요. 마지막, 발송 판단만 사람의 몫입니다.
인보이스와 입금 내역을 맞춰 미입금 건을 찾는다.
임박·경과·장기 연체로 나누고 입금 완료는 제외한다.
단계에 맞는 정중한 톤으로 리마인더·독촉 초안을 만든다.
초안이 준비된 상태에서, 보낼지와 톤만 사람이 쥔다.
말로 하면 여기까지다. 이제 직접 눌러보세요. 아래는 데모 데이터로 만든 실제 동작 화면입니다.
"자동 대조·정리"를 누르고, 미수금 하나를 클릭하면 연체 상태와 정중한 독촉 초안까지 볼 수 있습니다.
같은 청구, 대조 전과 대조 후. 바뀐 건 미수금이 아니라, 제때 알리는 능력이다.
입금 상태는 이미 대조됐고, 정중한 초안은 준비돼 있다. 두세 달 밀리기 전에, 한 번의 알림이 먼저 닿는다.
