사례 · 미팅 후속조치 자동화

회의는 끝났는데,
당신의 밤은 왜 안 끝날까?

회의가 끝나면 진짜 일이 시작된다. 녹취를 되감고, 누가 뭘 하기로 했는지 더듬고, 정리 메일을 쓴다. 그 뒤처리를 없애고 판단만 남기기까지의 이야기, 그리고 직접 눌러보는 데모.

현업에서 자주 반복되는 업무를 한 사람의 하루로 재구성한 시나리오입니다. 등장인물과 수치는 이해를 돕기 위한 예시이고, 아래 데모는 실제로 동작합니다.

회의가 끝난 저녁, 녹취를 되감으며 정리 메일을 쓰는 팀장
뒤처리에 또 한 시간
상황

회의는 6시에 끝났지만, 김팀장의 일은 이제 시작이었다

회의는 끝났다. 그런데 정리 메일을 쓰려니 기억이 흐릿하다. 누가, 무엇을, 언제까지 하기로 했더라. 녹취를 열어 같은 대목을 세 번째 되감는다.

결정은 분명 났는데 문장으로 옮기려니 잡히지 않는다. 회의 한 시간을 정리하는 데 또 한 시간이 든다. 진짜 일은 아직 시작도 못 했다.

회의 녹취 (되감는 중)18:20 · 재생 3회
16:05...그럼 보안 검토가 먼저겠네요.
16:12박과장님이 보안팀에 툴 목록 확인해서... 언제까지였더라?
16:19예산은 제가 결재 올릴게요. 그게 25일이었나 27일이었나.
16:27다음 미팅은... 목요일 오후였던 것 같은데.
같은 대목을 세 번째 되감는 중. 결정은 났는데, 문장으로 안 잡힌다.
The problem
회의는 끝나도, 회의의 뒤처리는 끝나지 않았다.
문제의 비용

문제는 회의가 길어서가 아니라, 끝나고 아무것도 안 남는다는 것이었다

이 뒤처리가 실제로 얼마를 삼키는지, 숫자로 보면 이렇다.

담당도 마감도 없이 붕 떠버린 회의 할 일
58분회의 한 건의 뒤처리, 요약과 할 일 정리와 공유에 드는 시간.
주 5시간회의가 주 5회면 뒤처리만 이만큼. 팀이면 곱절이다.
40%담당도 마감도 없이 흐지부지되는 할 일의 비율.
할 일 1건그리고 진짜 손실은 시간이 아니다. 아무도 안 챙겨 붕 떠버린 할 일 하나가, 다음 회의에서 같은 논의를 되풀이하게 만든다.
고민과 접근

가장 먼저 떠오른 답을 버리는 데서 설계가 시작됐다

"녹음만 넣으면 AI가 회의록 쓰고 참석자한테 메일까지 보내면 되잖아?" 이 유혹부터 검토했다.

기각
후보 1. 정리부터 발송까지 전부 자동

회의 후속 메일은 여러 사람에게 나가는 공적 기록이다. 담당·마감이 잘못 박힌 메일 한 통이 책임 소재를 뒤집고 오해를 남긴다. 되돌릴 수 없는 발송을 기계에 통째로 맡기면, 아낀 시간보다 사고 한 번의 대가가 크다.

채택
요약·할 일 추출은 자동, 확정·발송은 사람

"듣고 요약하고 초안 쓰는" 90%는 자동화하고, "누가·언제까지·보낼지 정하는" 10%만 사람이 쥔다. 담당·마감을 못 정한 항목은 지어내지 않고 '미정'으로 띄워, 사람이 바로 확인하게 한다.

어떻게 동작하나

한 시간 회의가, 네 단계를 지나 후속조치가 되어 앞에 놓인다

마지막 확정·발송만 사람의 몫입니다.

STEP 1

전사

회의 녹취와 노트를 텍스트로 옮긴다.

STEP 2

추출

요약과 결정, 그리고 할 일을 담당·마감과 함께 뽑는다.

STEP 3

초안

후속 메일 초안을 만들고, 못 정한 담당·마감은 '미정'으로 표면화한다.

사람 게이트
STEP 4

확정·발송은 사람이

미정을 채우고, 보낼지 정하는 마지막 판단은 사람이 쥔다.

직접 해보기

같은 한 시간 회의, 완전히 다른 저녁

말로 하면 여기까지다. 이제 직접 눌러보세요. 왼쪽은 데모용 회의 전사입니다. "정리하기"를 누르면 오른쪽에 요약·결정·할 일(담당·마감)·메일 초안이 만들어집니다.

58분→5분
회의 뒤처리 시간
5건
할 일이 담당·마감과 함께 정리
0
아무도 모르게 붕 뜬 할 일
회의 전사 → 후속조치
정리하기 한 번으로 요약·결정·할 일·메일 초안이 만들어집니다
회의에서 자동으로 뽑아낸 것
0건 결정
0건 할 일
0건 담당·마감 확인 필요
회의 전사 (입력)
후속조치 (자동 생성)
"정리하기"를 누르면
요약·할 일·메일 초안이
여기에 나타납니다
결정 사항
    할 일 · 담당 · 마감
    할 일담당마감
    후속 메일 초안
    제목
    발송 전 사람이 확인합니다

    왼쪽 전사(가짜 데이터)를 보고 "정리하기"를 눌러보세요. 담당·마감을 못 정한 항목은 '미정'으로 뜹니다.

    사람 게이트. 이 도구는 스스로 메일을 보내지 않습니다. 요약·할 일·초안까지 자동으로 준비하고, 미정을 채워 보낼지 정하는 마지막 판단은 사람이 쥡니다.
    무엇이 달라졌나

    같은 회의 직후, 두 개의 저녁을 나란히 놓고 보세요

    바뀐 건 회의가 아니라, 회의가 끝난 다음이다.

    회의 직후 · 사람이 다 함
    ?결정이 뭐였더라 기억으로 더듬기
    ?녹취를 세 번째 되감기
    ?누가 언제까지인지 흐릿함
    ×메일 쓰다 보니 58분 경과
    ×할 일 하나 붕 뜬 채 마무리
    자동 정리 · 사람은 판단만
    ✓결정 2건, 문장으로 정리됨
    ✓할 일 5건, 담당·마감과 함께
    ✓못 정한 건 '미정'으로 표면화
    ✓후속 메일 초안까지 준비
    ✓사람은 확인하고 정시 퇴근
    왼쪽은 어제의 저녁, 오른쪽은 오늘의 저녁. 같은 회의, 다른 마무리.
    The evening, rewritten
    완전 무인이 목표가 아니다. 사람은 판단만, 나머지는 자동.
    요약과 할 일과 초안이 준비된 채 정시에 퇴근하는 저녁
    다시, 회의가 끝난 저녁 6시

    이제 회의가 끝나면
    후속조치가 먼저 정리되어 있다

    요약도 할 일도 담당·마감도, 후속 메일 초안까지 준비돼 있다. 김팀장은 뒤처리를 하는 게 아니라, 확인하고 정시에 퇴근한다.

    업무 자동화 플레이북 · 사례 04 미팅 후속조치 자동화 · 스토리 + 데모 데이터 기반 시연물