사례 · 데이터 재입력 자동화

그 표는,
정말 사람이 채워야 했을까?

메일로, 카톡으로, 게시판으로 제각각 들어온 주문을 매일 엑셀에 한 칸씩 옮겨 적던 김대리가, 붙여넣기 한 번으로 정리된 표를 얻기까지. 문제에서 해결까지의 이야기, 그리고 직접 눌러보는 데모.

현업에서 자주 반복되는 업무를 한 사람의 하루로 재구성한 시나리오입니다. 등장인물과 수치는 이해를 돕기 위한 예시이고, 아래 데모는 실제로 동작합니다.

제각각 들어온 주문을 손으로 엑셀에 옮겨 적는 직장인
매일 40건 손입력
상황

김대리의 오후는, 옮겨 적기로 사라진다

주문이 메일로, 카톡으로, 게시판으로 들어온다. 형식은 저마다 다르다. 어떤 건 이름과 품목이 또박또박 적혀 있고, 어떤 건 문장 속에 흩어져 있다.

김대리는 이걸 하나씩 읽고, 엑셀 칸에 옮겨 적는다. 이름 한 칸, 연락처 한 칸, 품목 한 칸. 하루 수십 건. 진짜 일은 그다음인데, 오후가 그렇게 사라진다.

메일오후 2:14
고객명: 김철수 · 품목: A4 복사용지 5박스 · 금액: 45,000원 · 010-1234-5678
카톡오후 2:31
안녕하세요, 화이트보드 마커 검정 30자루 주문할게요. 연락처는 010-7777-8888 이고 15만원 정도로 알고 있어요.
게시판오후 2:47
회의용 의자 대량으로 견적 알아보고 있어요. 예산은 넉넉합니다. (연락처 미기재)
세 통 모두 다른 형식. 사람이 읽어 같은 표에 옮겨야 한다.
The problem
한 곳에서 읽어 다른 곳에 옮기는 사이, 사람은 복사기가 된다.
문제의 비용

문제는 양이 아니라, 사람이 복사기 노릇을 한다는 것이었다

이 옮겨 적기가 실제로 얼마를 삼키는지, 숫자로 보면 이렇다.

손으로 옮겨 적다 섞여 들어간 틀린 숫자 하나
3분주문 한 건을 읽고 칸칸이 옮겨 적는 평균 시간.
2시간하루 40건이면 매일 이만큼. 오후가 통째로 옮겨 적기에 묶인다.
40시간그게 한 달이면 사람 한 명이 옮겨 적기에만 붙는 시간이다.
숫자 1개그리고 진짜 손실은 시간이 아니다. 손으로 옮기다 틀린 숫자 하나가 배송·정산 사고로 조용히 번진다.
고민과 접근

"AI가 알아서 시스템에 다 넣게 하자"부터 버렸다

값을 뽑아내는 건 쉽다. 문제는 그다음, 뽑은 값을 그대로 시스템에 밀어 넣을 것인가였다.

기각
후보 1. 추출값을 곧장 ERP·시트에 자동 입력

추출은 100%가 아니다. 자유서술에서 이름·품목을 잘못 뽑거나 필수값이 빈 채로 시스템에 들어가면, 손으로 틀린 것보다 더 조용하고 더 위험하다. 되돌리기도 어렵다.

채택
추출·정규화는 자동, 애매한 행만 사람이 확인

패턴이 뚜렷한 값(전화·금액·날짜)은 규칙으로 확실히, 자유서술은 AI로 뽑되, 필수값이 빠지거나 해석이 안 되는 행은 "검토 필요"로 띄운다. 사람은 표 전체가 아니라 빨간 줄만 본다.

어떻게 동작하나

제각각 들어온 한 건이, 네 단계를 지나 표의 한 줄이 된다

옆으로 밀어 네 단계를 따라가 보세요. 마지막 반영만 사람의 몫입니다.

STEP 1

추출

라벨과 패턴, 그리고 AI로 이름·연락처·품목·금액을 뽑는다.

STEP 2

정규화

전화·금액·날짜를 하나의 표준 형식으로 가지런히 맞춘다.

STEP 3

검증

필수값 누락과 중복을 잡아 "검토 필요" 행으로 표시한다.

사람 게이트
STEP 4

반영은 사람이

빨간 줄만 확인하고, 목적지에 반영하는 마지막 판단은 사람이 쥔다.

직접 해보기

붙여넣기 한 번, 표 하나

말로 하면 여기까지다. 이제 직접 눌러보세요. 아래 자유서술 주문을 그대로 두거나 고쳐 붙여넣고 "구조화"를 누르면, 형식이 제각각이어도 한 표로 정리되고 애매한 행은 스스로 검토 필요라고 알립니다.

2시간→검토만
옮겨 적기가 사라진 오후
빨간 줄만
사람이 확인할 것만 표시
0
조용히 흘러가는 전사 오류
입력 · 제각각 들어온 주문 메시지 (빈 줄로 건을 구분)

주문 메시지(가짜 데이터)를 그대로 두거나 고쳐 붙여넣고 "구조화"를 눌러보세요.

사람 게이트. 이 도구는 뽑은 값을 시스템에 곧장 밀어 넣지 않습니다. 추출·정규화·검증까지 자동으로 하고, 빨간 줄만 사람이 확인해 반영합니다.
무엇이 달라졌나

손잡이를 움직여, 흩어진 메시지와 정돈된 표를 겹쳐 보세요

같은 주문, 옮겨 적기 전과 후. 바뀐 건 주문이 아니라, 사람이 하는 일이다.

정돈된 주문 표4건 · 검토 1건
고객명연락처품목수량금액상태
김철수010-1234-5678A4 복사용지545,000원확인
이영희010-2222-3333무선 마우스230,000원확인
(미기재)010-7777-8888화이트보드 마커30150,000원확인
(미기재)(미기재)회의용 의자--검토 필요
제각각 들어온 메시지형식 제각각
메일
고객명: 김철수 / 품목: A4 복사용지 5박스 / 45,000원 / 010-1234-5678
카톡
화이트보드 마커 검정 30자루요~ 010-7777-8888, 15만원 정도?
게시판
회의용 의자 대량 견적 문의합니다. 예산 넉넉.
정리 전
정리 후
손잡이를 좌우로 드래그하세요
The afternoon, rewritten
기술이 한 일은 표를 채운 게 아니다. 사람을 복사기에서 풀어준 것이다.
정돈된 주문 표 앞에서 여유를 되찾은 오후
다시, 주문이 쏟아지는 오후

이제 주문을 붙여넣으면,
손이 아니라 표가 먼저 채워진다

제각각인 형식은 한 표로 정렬되고, 사람은 빨간 줄만 확인한다. 사라졌던 오후가, 다시 김대리의 것이 된다.

업무 자동화 플레이북 · 사례 02 데이터 재입력 자동화 · 스토리 + 데모 데이터 기반 시연물